Mõni aeg tagasi kirjutasin artikli sellest, kuidas liikuda läbi ebakindluse edu poole. Kirjeldasin selles ühe olulise edu võtmena valmisolekut ja võimekust lisapingutusteks, tehes alati pisut rohkem kui meilt on nõutud. Võib tekkida küsimus: kuidas on see seotud segavate faktorite ja produktiivsusega?
Igasugu segajad neelavad meie aega ning turuolukorras on oluline meeles pidada, et üks asi, mis on absoluutselt kõikide inimeste jaoks ühtemoodi, on tundide arv ööpäevas. Pole vahet, kas oled tohutu edukas ärinaine nagu Jamie Kern Lima, ehitamas oma äriimpeeriumit nullist üles, või noor ja värskelt ülikooli lõpetanu, kes on oma karjääri esimesel töökohal – mõlemil on täpselt 24 tundi ööpäevas, et saata korda see, mis vaja.
Järelikult on siin keskne küsimus:
Kuidas oma aega maksimaalselt hästi ära kasutada ja liikuda selle poole, mis on sinu jaoks oluline?
Alljärgnevalt tutvustan kuut meetodit, mille abil kõrvaldada segavaid faktoreid ja suuta saavutada rohkemat. Need pärinevad nii mu loetud kirjandusest kui ka isiklikest ja kohati valusatest õppetundidest.
#1 TEGUS ≠ PRODUKTIIVNE
Cal Newport kirjutab oma raamatus ,,Deep Work’’ (eesti keeles ilmunud pealkirjaga ,,Süvenemine. Edule keskendumine hajusas maailmas’’) kahte tüüpi töö tegemise viisist: pealiskaudselt töötamine ja süvenenult töötamine. Ta kirjeldab neid järgnevalt:
Pealiskaudne töötamine
Kognitiivselt vähenõudlike, logistilist tüüpi ülesannete täitmine, mida sageli teeme hajevil olles. Sedalaadi tegevused ei loo enamasti uut väärtust maailma ning neid on lihtne taastoota (nt igakuised müügiaruanded, uudiskirjade saatmine, avalduste täitmine jms).
Süvenenult töötamine
Kognitiivselt nõudlike tööülesannete sooritamine keskendunult, laskmata end millelgi häirida. Sellised pingutused loovad uut väärtust, parandavad oskuseid ning neid on keeruline korrata (nt uue teooria omandamine, uute protsesside väljatöötamine, strateegia paikapanek jms).
Tavalisel tänapäevasel kontoritööl on pealiskaudse töö tegemine vaat et vältimatu ning paljudel juhtudel moodustab see oluliselt suurema osa kogu tööajast kui süvenenult töötamine. Selles on süüdi nii erinevatest rakendustest ja vestlusakendest alatasa ilmuvad märguanded, mis meie tähelepanu killustavad, kui ka laiem kultuuriline suundumus. Kuidas saame üldse mõõta ühe kontoritöötaja produktiivsust?
Enamasti püüavad töötajad näidata oma tööle pühendumist, olles alatasa millegagi hõivatud ja väga tegusad, et vältida nende tembeldamist ebaproduktiivseteks, mis võiks neile osaks saada, kui nad tegeleksid millegagi süvitsi – olgugi, et just seesugune töö võiks tuua ettevõttele märkimisväärseid edusamme. Kui organisatsioonikultuur toetab just säärase suhtumise kujunemist, siis kipuvad selle töötajad tegema rohkem pealiskaudset tööd, olles küll pidevalt tegusad, kuid samal ajal vähendades ettevõtte loodavat väärtust, innovatsiooni ja lõpuks ka produktiivsust.
Kuigi pealiskaudset tööd ei saa täielikult vältida, saab selle osakaalu märkimisväärselt vähendada, jättes nii rohkem aega süvenenult töötamiseks. Mõned nipid selle saavutamiseks:
- Tõsta teadlikkust: analüüsi oma päevi ja tuvasta nii oma pealiskaudsed tegevused kui ka süvenenult tehtu.
- Tuvasta sind segavad faktorid: pealiskaudsele tegutsemisele viivad meid sageli teatud segajad või olukorrad – tuvasta need (nt e-kirjade teavitused, igavus jne).
- Piira segavaid faktoreid: sihilikult väldi oma segajaid (sellest allpool pikemalt).
- Hinda olulisust ja vähenda: lõpeta sellised pealiskaudsed tegevused, mis sulle kasu ei too. Delegeeri, optimeeri või automatiseeri need tegevused, mis on vältimatud.
- Planeeri oma päeva: planeeri oma päevakavasse teadlikult aega süvenenult töötamiseks (sellest allpool pikemalt).
Kui jälgid neid samme, siis on hea algus juba tehtud!
#2 RÖÖPRÄHKLEMISE MÜÜT
2000ndate aastate alguses oli rööprähklemine ehk multitasking ärimaailmas väga hinnatud omadus ning kiita ja edutada said ettevõttes just need, kes selles osavad olid. Juba toona, nagu ka täna, peavad inimesed pidevalt rähklema oma põhiülesande, saabuvate sõnumite, küsimusega pöörduva kolleegi (jne jne) vahel. Covidi pandeemia ajal on rööprähklemine veelgi hoogustunud, kuna enamik meist töötavad kodus, kus meie tähelepanu nõuavad lisaks veel lapsed, lemmikloomad ja igasugu kodused tööd. Aga kas rööprähklemine tuleb meie produktiivsusele ikkagi kasuks? Mina arvan, et mitte, ning samamoodi leiavad ka mitmed eksperdid, kes asja põhjalikumalt uurinud on. Siit leiad selle kohta ühe hea artikli.
Kui ka see sind ei veennud, siis proovi kodus seda lõbusat harjutust.
Mida saaksid sa selles osas ette võtta? Selle küsimuse vastusel on mitu tahku. Nii nagu pealiskaudse töö tegemisega, on ka siin võtmekohaks teadlikkus – pane tähele, millal sa rööprähkled. Kuid mitte ainult. Mõtle, kas sulle meenub mõni hetk, mil sa olid mingisse tegevusse niivõrd süvenenud, et kaotasid ajataju, võib-olla unustasid isegi süüa ja juua? Sellist meeleseisundit nimetatakse flow’ks – heaks vooks.
Minu kogemuses puudub sellises tegevuses igasugune rööprähklemine! Vaatame seda lähemalt, et välja selgitada, miks see nii võiks olla.
- Sul püüdled selge eesmärgi või tulemuse poole ja see aitab sul keskenduda.
- Sa oled selle tegevuse enda jaoks prioritiseerinud ning sihilikult selle jaoks aega võtnud. See tähendab, et sa ei tunne, et peaksid parasjagu olema kusagil mujal või tegema midagi muud.
- Sa oled ettevalmistunud. Sul on vajalik teave kogutud ja töövahendid käeulatuses. Oled valmis peale hakkama.
- Olgu teadlikult või alateadlikult, kuid sa oled eemaldanud segavad faktorid. Ei mingeid kõlle ega trille, mis sinu tähelepanu püüaksid.
- Sa naudid seda, mida sa teed, olgu siis tegevuse enda või sellega saavutatava tulemuse pärast.
Mõningatel nendest mõtetest peatume allpool uuesti.
Ei saa nimetada midagi segajaks, kui ei ole teada, mille tegemist see segab.
Nir Eyal
#3 VÄIKSEIMA TAKISTUSE PRINTSIIP
Kõik insenerid nagu minagi on kahtlemata tuttavad Ohmi seadusega (U=R*I). Selle seaduse järgi on pinge U (voltides) ja voolutugevus I (amprites) seotud takistusega R. Lühidalt, mida väiksem on takistus, seda suurem on vool. Mis see aga siia puutub?
Elektrivool liigub mööda väikseima takistusega teed – ning niisamuti ka meie!
Takistus on meie jaoks ka see, kui meie eesmärk on ebaselge või me ei mõista, kuidas mingisugune tegevus võiks meil aidata selle eesmärgi poole jõuda.
Inimmõistus on orienteeritud ellujäämisele ning see püüab alati kasutada võimalikult vähe energiat, et talle antud ülesandeid lahendada. Praktikas väljendub see nii, et kui meil on kaks erinevat võimalust, kuidas tegutseda, ning meil puudub selge visioon, mis on meie täpne eesmärk, siis valib aju automaatselt lihtsama raja, olenemata tulemist. Tegutsedes ilma selge eesmärgita kipume tegema pealiskaudset tööd, mis meid tõenäoliselt edasi ei vii. Ent kui sa tead, mida sa saavutada soovid, siis suudad sa oma aju automaatset valikut eirata ning valida hoopis selline teguviis, mis sind soovitud tulemuseni viib.
Mis võiks siin olla võlurohi? Ole teadlik oma eesmärkide suhtes!
#4 PLANEERIMISE PARADOKS
Kui sa oled vähegi minu moodi, siis oled üritanud oma päevi planeerida nii üht- kui teistpidi, kuid see on lõppenud alati ühtemoodi… stressi ja frustratsiooniga!
Cal Newport usub, et probleem seisneb selles, mismoodi me planeerimisele läheneme, mitte planeerimises kui sellises. Tõepoolest, ilma päevaplaanita ei ole paigas kavatsusi ja prioriteete ning me kaldume kergesti sihilt kõrvale – meie aeg ei ole juhitud.
Minu lemmik lähenemine planeerimisele on nn kastikestega planeerimine, mille puhul ööpäeva 24 tundi jagatakse blokkideks, millele sa määrad teatud tegevused. See, kui detailselt neid tegevusi planeerida, on juba igaühe enda otsustada.
Välja näeb see umbes selline:
Frustratsioon ja stress tulevad mängu, kui hakkad oma päevaplaani suhtuma kui millessegi, mis on väga rangelt paigas ja kohustuslik järgida, selmet võtta seda kui oma eesmärkide ja prioriteetide skeemi.
Mis saab, kui juhtub midagi ootamatut, mida pead tingimata prioritiseerima? Tee oma päevaplaan ringi! Ehk saad midagi ära jätta, tõsta hiljemaks või sootuks järgmisele päevale, vahest hoopis vähendada mõne teise bloki kestvust?
Nagu minu päevaplaanist võid näha, siis on mu detailsuse aste päris kõrge ning iga blokk on seotud mõne mu praeguse eesmärgi või kohustusega. Kui ma need oma päevaplaani kirja panen, siis on palju tõenäolisem, et ma kavandatu ka ellu viin ning oma eesmärkide poole liigun – isegi, kui tegutsen planeeritud tunni asemel vaid 45 minutit (sellest peagi ka pikemalt!).
Sel viisil oma päevaplaani suhtudes väldin ma sellega seotud stressi ja frustratsiooni, mis võib kaasneda oma plaani järgmisega iga hinna eest, ning see annab mulle hoopis kindlust, et ma tegelen õigete asjadega.
Planeerimine ei seisne enda piiramises, vaid asjade läbimõtlemises.
Cal Newport
#5 TÖÖRIISTADE PARADOKS
Tänases digitaalsete ühenduste ja rakenduste maailmas on meie sõrmeulatuses lai valik tööriistu praktiliselt igaks otstarbeks. Suur hulk inimesi kasutab erisugu tegevuste ja ülesannete täitmise juures mõnda tööriista, küsimata endalt seejuures: kas see mind tõepoolest ka aitab?
Pean silmas, et iga tööriista kasutamisel on oma hind. Ühelt poolt on see hind mõõdetav rahas, mida sa selle kasutamiseks maksad, ent sel võib veel mitu tahku olla. Näiteks aeg, mida sa tööriista kasutamiseks kulutad, hooldustasud, tugiteenused, kõrvalmõjud jne.
Cal Newport toob välja kaks lähenemist, kuidas otsustada, kas tööriista kasutada või mitte: igasuguse kasulikkuse põhimõte ning käsitöölise põhimõte.
Miks on see oluline? Kuna sedavõrd suur valik odavaid tööriistu on meile kättesaadavad, siis on väga ahvatlev haarata neist uue järele kohe, kui me mõnda uut tegevust alustame. See on omane nn igasuguse kasulikkuse põhimõttele. Sul on vaja midagi ära teha ning leidub tööriist, mis sind selles aidata saab, seega hakkad sa seda kasutama, pikemalt mõtlemata, mida see sulle või su ärile kaasa toob. Nn käsitöölise põhimõte seisneb aga oma tegevuse põhieesmärkidele keskendumises ning põhjalikult nii saadava kasu kui ka võimalike varjukülgede, mida tööriista kasutamine endaga kaasa võib tuua, kaalumises.
Vaatame kahte olukorda:
1. olukord
Oletame, et soovid olla kehaliselt aktiivsem ning soovid objektiivselt veenduda, et su kehaline aktiivsus on tõusnud.
Igasuguse kasulikkuse põhimõtet järgides võiksid näiteks osta uusima nutikella – see loendab su samme ja teeb veel igasugu lahedaid asju!
Käsitöölise põhimõttel selles olukorras tegutsedes võiks aga lihtsalt märkida igapäevaselt jalutamisele kulunud aeg oma märkmikusse kirja panna.
Mõlemad tööriistad teenivad eesmärki, kuid nutikella soetamisel on ka mõned miinused, mis võivad saadava kasu varju jätta (selle soetamise kulu, regulaarne laadimisvajadus, segavad teavitused, liigne informatsioon ning tagatipuks ei saaks sa enam kanda oma ägedat vanakooli käekella!).
2. olukord
Nüüd oletame, et oled ette võtnud suurejoonelisema vormi saamise teekonna, treenid igapäevaselt ja valmistud lähenevaks võistluseks. Tahad siis teada kõike, mida oma biomarkerite kohta teada annab, et ajastada parimat vormi.
Sellisel juhul tundub tõenäoline, et ka käsitöölise põhimõte toetab nutikella soetamist, võib-olla lisaks isegi rasvaprotsenti mõõtva kaalu hankimist.
Kokkuvõtvalt
Valides tööriista ära mõtle ainult sellega kaasnevale kasule, vaid kõigele, mida selle kasutamine endaga kaasa võib tuua.
Kasuta tööriista ainult sellisel juhul, kui selle positiivne mõju on oluliselt suurem negatiivsest.
#6 DIGITAALNE PRODUKTIIVSUS
Rääkides süvenenult töötamisest ja segavatest faktoritest on võimatu vältida meie digitaalse ja mobiilse elu teemat.
Siinkohal soovin sulle tutvustada hõlpsasti ja koheselt rakendatavaid meetodeid, millel on otsene mõju sinu igapäevasele produktiivsusele. Valmis? Hakkame peale!
Telefoni teavitused
Tee omale teene ja võta hetk aega, et oma telefoni teavituste seaded üle vaadata. Iga rakenduse juures, mis tahab sulle teavitusi saata, küsi endalt: kas see on piisavalt oluline, et lasta sel end segada? Tõenäoliselt 90% neist ei ole seda.
Kui teavitused ei vaja sinu kohest tähelepanu, siis lülita need välja!
Näiteks minu telefonis on ainsad sisselülitatud teavitused vastamata kõnedel, tekstisõnumitel, sõnumirakendusel, meelespeadel ja äratuskellal.
Kutsun sind üles seda proovima! Esimesed päevad on see päris veider, aga usu mind, sa ei lülita neid enam sisse tagasi.
,,Mitte segada’’ seadistus
Su telefonil on ka ,,mitte segada’’ seadistus, mida võiksid kasutada siis, kui soovid veelgi enam segavaid faktoreid tõrjuda. See teeb hääletuks nii sissetulevad kõned kui ka kõik teavitused, välja arvatud need, mida oled eraldi soovinud sisse jätta.
E-kirjade teavitused arvutis
Lisaks ohule, et saabuva kirja eelvaade võib videokõne ajal midagi konfidentsiaalset avaldada, võistlevad need hüpikaknad su arvutiekraani nurgas pidevalt sinu tähelepanu pärast. Nende mõju on igal juhul negatiivne – sa kas lõpetad käsiloleva tegevuse, et kirja lugeda ja võimalik, et ka vastata, või siis loed vaid eelvaadet ning jätad suurema tähelepanuta. Isegi kui otsustad seda eirata ning naased oma käesoleva ülesande juurde, on see pidev tähelepanu ümberlülitamine energiat nõudev ning kokkuvõttes suurendab see tööpäeva lõpuks sinu väsimusastet.
Lülita välja hüpikaknaga teavitused oma arvuti e-posti programmil (nt Outlook, Mail vms). Nii väldid segajaid ning tööpäeva lõpus on sul rohkem jaksu.
Saabuvate kirjade filtreerimine
Kas ka sinule tuleb aeg-ajalt selliseid kirju (või saadad neid ise, eks oleme kõik natuke süüdlased), millest on näha, et saatja ei ole ikka üldse läbi mõelnud, mida ta sulle kirjutab? Ja selle tulemusena loed sa kustutamisele minevaid kirju või veedad omajagu aega, vastates kõikvõimalikele segastele küsimustele, mida see läbimõtlemata kiri täis võib olla.
Lahendus sellele probleemile võib tunduda küll üsna radikaalne, kuid on see-eest väga efektiivne… Lõpeta sellistele kirjadele vastamine!
Selle tulemusena juhtub üks kahest asjast: kirjas püstitatud teema kas vaibub või saadetakse sulle uus, juba selgemini sõnastatud kiri. Aja jooksul aitab see tõsta sulle saabuvate kirjade kvaliteeti.
NB! Seda nõuannet järgides tuleb mõistusega asjale läheneda ning tuvastada erandid, kui sul ei jää muud üle, kui seesugustele kirjadele siiski vastata.
Koostatavate e-kirjade kvaliteet
Nagu ma eelpool ütlesin, siis oleme kõik natuke patused, sest saadame lühikesi, lakoonilisi ja ebaselgeid e-kirju. Kuigi selliselt tegutsemine näib lühiajaliselt olevat efektiivne, siis tulemuseks võib olla košmaar, üks lõputu e-kirjade ping-pong.
Tee see lisapingutus ja käsitle oma koostatavates kirjades kõiki lahtiseid küsimusi. Lähene sellele nii: mis oleks kõige efektiivsem viis antud kirjas käsitletava probleemi lahenduseni jõudmiseks?
Lihtne näide: kolleeg saadab sulle e-kirja, milles avaldab soovi sinuga kokku saada. Võiksid sellele vastata stiilis: ,,jah, millal sulle sobiks?’’. Kuid selle peale saabuks temalt kiri, milles ta erinevaid aegu välja pakuks, ning peaksid siis omakorda sellele kirjale vastama. Ning sa isegi ei tea veel, millest ta üldse sinuga rääkida tahab!
Sootuks efektiivsem lähenemine oleks tema esimesele kirjale vastata stiilis: ,,Jah, mulle sobiks kolmapäeval kell 14 või reedel kell 11. Kui see sobib, siis palun saada mulle kohtumise kutse, milles tood välja meie vestlusteema ning minupoolsed vajalikud ettevalmistused, mis aitaksid kohtumise võimalikult tulemuslikuks muuta. Kui kumbki pakutud aeg ei sobi, siis helista mulle ning leiame siis midagi sobivamat.’’
Nagu näha, siis on teine vastus minu jaoks palju suuremat pingutust nõudev, kuid palju väiksem on tõenäosus, et sellele järgneb pikem kirjavahetus, mis röövib veel minu aega ja häirib mu keskendumist.
Ongi kõik, proovi aga järele!
Leia need kaks raamatut ja paljud teised minu raamaturiiulil